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Assistant de gestion aux services généraux H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant de gestion aux services généraux H/F

Contrat

CDD

Temps de travail

Temps complet

Description de la mission

ARTE, (Société du secteur de l'audiovisuel, spécialisée dans l'édition de programmes, basée à Issy-les-Moulineaux (92)), recrute un(e) Assistant de gestion pour un CDD de 12 mois

Rattachée au responsable des services généraux, la personne retenue sera plus particulièrement chargée d'assurer :

L'assistanat du responsable du service :

• Tenir l'agenda et organiser des réunions et rendez-vous de chantiers
• Filtrer les appels téléphoniques
• Participer aux réunions de service, élaborer des comptes rendus et les diffuser
• Rédiger des courriers et notes à l'intention des services internes et des prestataires
• Réceptionner les demandes de Helpdesk (service, matériel et consommables)

L'assistanat des membres de l'équipe :

• Gérer les appels téléphoniques en cas d'absence (réunion, congés)
• Réceptionner les demandes du Help-Desk (services, matériel et consommables)
• Suivre et centraliser le classement des contrats, avenants, baux…
• Réceptionner, trier et distribuer du courrier
• Suivre les plannings du service (congés, astreintes, RTT) : récolte des informations, saisie et mise jour.
• Collecter les informations nécessaires aux cahiers des charges dans le cadre des appels d'offres formalisés et en assurer le suivi administratif

La gestion :

• Recueillir les données nécessaires à l'édition des tableaux de bord
• Contrôler la facturation en lien avec les budgets attribués au service
• Suivre l'état du stock imprimerie (papier, cartes de visite, cartes de correspondance …) : étudier les besoins auprès des services, devis, commandes, facturation …
• Suivre les prestations de service aux usagers (accueil / standard/ courrier/ménage, reprographie)
• Suivre les abonnements presse

Le poste est à pourvoir en janvier 2018.

Profil

Ce poste requiert :

• Formation BTS assistanat et/ou expérience équivalente
• Maîtrise des outils informatiques Excel et Word, connaissance des logiciels MS Project et Powerpoint appréciée
• Sens relationnel et capacité d'écoute
• Capacité à gérer les urgences, organisation, autonomie
• Technique de prise de notes ou écriture rapide
• Capacités rédactionnelles

Localisation du poste

Localisation du poste

Issy Les Moulineaux (92)

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau III : Bac +2 = BTS, DUT, DEUST ...

Diplôme

DEUG / BTS

Spécialisation

  • Administration éco & sociale
  • Secrétariat

Niveau d'expérience min. requis

de 1 à 3 ans